El trabajo del departamento financiero y contable es garantizar una planificación estratégica de los presupuestos con un análisis fiscal integral. Y todo ello sin olvidar las tareas del día a día, como gestionar las nóminas y la facturación. Todo ello puede hacerse de forma más efectiva gracias a un software de Automatización Robótica de Procesos (RPA).
Poner a trabajar robots de software para automatizar los departamentos financiero y contable permite gestionar de forma más eficiente procesos de gran volumen ejecutados en infraestructuras complejas. Una excelente solución RPA no solo agiliza los procesos más tediosos, repetitivos y manuales, sino que también se integra con las aplicaciones críticas de Negocio y centraliza todos los trabajos de automatización en un solo lugar.
A continuación presentamos diez ejemplos de cómo un software de Automatización Robótica de Procesos (RPA) puede trabajar en el departamento financiero y contable:
1. Preparación de la revisión financiera
- Conectar con los datos y automatizar su traslado desde distintas aplicaciones bancarias para facilitar la consolidación de los reportes ejecutivos.
- Limpiar los datos para facilitar el formato de las distintas aplicaciones, como Adobe o Excel, y crear informes legibles.
2. Conciliación contable
- Descargar los saldos de las subcuentas en formatos previamente aprobados.
- Cargar los datos de transacciones de distintos subsistemas y formatos.
- Validar los datos; investigar y corregir las discrepancias.
- Crear y cuadrar los asientos de diario; anotar y corregir las discrepancias.
3. Asientos del libro diario estándar
- Crear asientos mensuales el el libro diario estándar.
- Ingresar y gestionar los datos en su sistema ERP.
- Realizar análisis de validación para garantizar que las entradas sean exactas.
4. Conciliaciones bancarias
- Automatizar los flujos de trabajo de descarga de extractos bancarios de las distintas cuentas.
- Crear archivos de texto y guardarlos en las carpetas apropiadas.
- Conciliar el saldo y las transacciones con los subsistemas financieros centrales.
- Crear asientos de diario para cuadrar las discrepancias.
5. Conciliación de empresas vinculadas
- Verificar y conciliar los saldos de las cuentas de empresas vinculadas.
- Investigar y notificar las posibles discrepancias entre las cuentas.
- Crear archivos de discrepancias y enviar los informes por correo electrónico para su revisión y aprobación.
6. Procesamiento de cuentas por pagar
- Configurar y mantener procesos para pagar a los diferentes proveedores.
- Crear flujos de trabajo para aprobar las cuentas por pagar.
- Ingresar los datos para completar la preparación y el procesamiento de los pagos.
- Procesar los pagos y los archivos de remesas de pagos para los asientos de diario del subsistema.
7. Planificación y análisis financiero
- Rellenar previamente las previsiones con los datos históricos y de mercado.
- Cargar los saldos en los sistemas de planificación para registrarlos.
- Crear reportes de variaciones que muestren los datos completados previamente y los datos reales.
8. Contabilidad y finanzas operativas
- Llevar a cabo el proceso de aprobación de la revisión de precios para gestionar las distintas variaciones en las cuentas de los clientes.
- Calcular y procesar reembolsos.
- Descargar datos de ventas mensuales detallados y cálculos de comisiones.
- Crear archivos y correos electrónicos para obtener aprobaciones.
- Publicar la información necesaria en los libros mayores y en los subsistemas.
9. Generación de reportes y cumplimiento normativo
- Rellenar los datos de los complejos reportes anuales para auditorías.
- Capturar y manipular datos para poder utilizar reportes de cumplimiento normativo generados automáticamente.
- Crear una reportes o registros de auditoría, y recibir acuse de recibo.
10. Procesamiento de cuentas por cobrar
- Aprobaciones de crédito y mantenimiento de un archivo maestro de clientes.
- Enrutar y procesar los pedidos de los clientes.
- Procesar recibos de efectivo de cuentas por cobrar.
- Enviar notificaciones de pagos atrasados.
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